Comparatif
Seuilia ou le tableur de l’amicale, que choisir
Presque toutes les amicales du personnel partent d’un classeur: deux onglets par exercice, une colonne montant, une colonne nom quand elle existe. Il est gratuit, il ne demande aucune formation, et il tient tant que la même personne le tient. Ce comparatif regarde ce que ce classeur produit le jour où un inspecteur du recouvrement demande le registre des attributions de trois exercices, et ce qu’il ne produira jamais.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Seuilia | le tableur de l’amicale |
|---|---|---|
| Plafond appliqué | Barème du millésime de l’événement, chargé avant la mi janvier | Montant recopié de l’exercice précédent, souvent jamais recalé |
| Cumul par bénéficiaire et par année civile | Compteur par agent, par événement et par exercice, tenu au fil de l’eau | À reconstituer à la main, onglet par onglet, si quelqu’un y pense |
| Couples de deux agents et agents multi employeurs | Foyers rapprochés par les dates de naissance des enfants, doublons signalés | Invisible, sauf tri manuel sur le patronyme |
| Connexité de l’objet du bon | Contrôlée à la saisie, attribution refusée avec motif écrit | Aucun contrôle, la facture du fournisseur tranche au contrôle |
| Éligibilité à la date de l’événement | Âge de l’enfant et présence à l’effectif testés à la date de référence | Appréciée au jour de la remise, quand elle est appréciée |
| Moment de la détection | Avant le versement, l’attribution est bloquée tant qu’elle n’est pas arbitrée | Après, en général pendant le contrôle |
| Registre nominatif | Horodaté, corrections tracées avec leur motif | Modifiable sans trace, écrasable par le dernier enregistrement |
| Dossier de contrôle sur trois exercices | Export unique, note de calcul par agent et pièces rattachées | Deux à trois semaines de recherche entre fichiers, messagerie et classeur |
| Changement de trésorier | Comptes nommés, journal des actions, historique conservé | Le fichier part avec la personne, les barèmes anciens disparaissent |
| Coût affiché | 39 euros hors taxes par mois pour une structure servant jusqu’à cent cinquante agents | Zéro à l’achat, deux à trois journées de bureau chaque mois de décembre |
Le tableur enregistre, il ne refuse rien
La différence n’est pas une question de confort de saisie, elle est une question de moment. Un classeur accepte toutes les lignes qu’on lui donne: le bon de rentrée scolaire attribué en mars, le Noël enfant servi à un agent sans enfant à charge, la troisième attribution de l’année sur le même événement. Il les additionne même correctement si les formules sont bonnes. Ce qu’il ne fait jamais, c’est s’interposer entre la décision et le versement, au seul instant où l’erreur coûte encore zéro euro.
Le moteur de Seuilia intervient précisément là. Le plafond du millésime s’applique, le cumul du bénéficiaire se met à jour, l’éligibilité se teste, et une attribution hors tolérance est signalée puis bloquée tant que le bureau ne l’a pas arbitrée. Le montant maximal admissible pour l’événement et l’exercice est proposé dans le même écran. La décision reste au bureau, mais elle est prise en connaissance de cause et elle laisse une trace écrite.
Ce que coûte le classeur au moment du contrôle
Le coût du tableur ne se lit pas au moment de l’achat, il se lit à réception de l’avis de contrôle. Il faut alors retrouver les listes nominatives de trois exercices, dont celles produites par une trésorière partie depuis, rapprocher les quantités facturées et distribuées, retrouver les barèmes des années concernées et reconstituer un cumul par bénéficiaire qui n’a jamais été tenu. Deux à trois semaines de travail dispersé, pour un résultat qui reste incomplet là où les pièces ont disparu.
Le même dossier sort de Seuilia en une opération: registre nominatif horodaté, récapitulatif par événement et par exercice, note de calcul par agent, pièces rattachées et compte rendu financier de la subvention, dans un fichier unique remis à l’inspecteur. La différence tient au fait que chaque ligne a été écrite au moment où l’information existait encore, avec sa date, sa pièce et son motif, plutôt que reconstituée de mémoire deux ans après.
Le risque n’est pas porté par celui qui tient le fichier
C’est l’argument qui fait basculer les directeurs généraux des services. Le trésorier bénévole qui tient le classeur n’engage pas la trésorerie de l’amicale: lorsque l’association est majoritairement financée par la collectivité, les prestations non justifiées sont réintégrées dans l’assiette de cotisations de la commune, du CCAS ou de l’établissement. La dépense s’inscrit au chapitre 012 d’un budget que le bureau ne vote pas et que le conseil devra expliquer.
Un classeur ne produit aucun indicateur de cette exposition. Seuilia la chiffre en permanence, répartie par exercice et par événement, et la rend consultable par la collectivité sans que celle ci ait à réclamer un état au bureau. La convention de subvention se justifie alors avant la demande de renouvellement, et la commission des finances dispose d’un chiffre plutôt que d’une conviction.
Quand l’alternative reste le bon choix
Une amicale de quarante agents qui sert un seul événement par an, avec des bons dédiés commandés chez le même fournisseur, un montant unitaire largement sous le seuil et un trésorier en place depuis dix ans, n’a pas besoin d’un logiciel. Un classeur avec une colonne nominative, la date de l’événement, la facture archivée avec lui et le barème de l’année noté en tête de feuille répond à la demande de l’inspecteur. Payer un abonnement dans ce cas serait acheter une assurance contre un risque que vous ne prenez pas.
Le verdict
Le classeur cesse de suffire dès que trois choses arrivent ensemble: plusieurs événements servis dans l’année, des attributions décidées par plusieurs instances, et des effectifs qui bougent. À ce stade, ce n’est plus la saisie qui pose problème, c’est le cumul que personne ne tient et la preuve que personne ne conserve. Seuilia n’accélère pas votre tableur, il déplace le contrôle avant le versement et fabrique la pièce que l’inspecteur demandera.
Questions frequentes
- Peut on importer notre tableur existant dans Seuilia ?
- Oui, vos colonnes sont reprises telles qu’elles sont. Les lignes sont ensuite rattachées aux événements et aux barèmes du millésime concerné, et chaque exercice ressort avec ce qui est justifié et ce qui ne l’est pas. La plupart des bureaux traitent trois exercices en deux demi journées.
- Le tableur reste il utile après la bascule ?
- Pour préparer une liste ou récupérer un export du service des ressources humaines, oui. Pour tenir le registre des attributions, non: c’est précisément la fonction qui doit être horodatée et non modifiable sans trace, ce qu’un classeur partagé ne permet pas.
- Nous n’avons plus les fichiers de 2023, est ce bloquant ?
- Non, la reconstitution se fait avec les pièces qui existent encore: factures du fournisseur, listes d’émargement, délibérations, état d’effectif demandé aux ressources humaines. Ce qui manque est documenté comme manquant, avec sa portée chiffrée, ce qui vaut mieux qu’un silence dans le dossier.
Seuilia ou le tableur de l’amicale, que choisir
Le classeur cesse de suffire dès que trois choses arrivent ensemble: plusieurs événements servis dans l’année, des attributions décidées par plusieurs instances, et des effectifs qui bougent. À ce stade, ce n’est plus la saisie qui pose problème, c’est le cumul que personne ne tient et la preuve que personne ne conserve. Seuilia n’accélère pas votre tableur, il déplace le contrôle avant le versement et fabrique la pièce que l’inspecteur demandera.