La checklist de la campagne de fin d’année, du vote du bureau au registre clos

Vous repartez avec les vingt cinq gestes de la campagne de fin d’année, classés du relevé du barème à l’archivage du registre, avec la date de référence à retenir pour chacun.

1. Avant le vote, réunir la base de calcul

• Relever le plafond d’exonération de l’exercice, égal à 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, et l’écrire en tête du dossier de bureau.
• Demander au service des ressources humaines l’état d’effectif à la date prévue de l’événement, avec matricule, dates d’entrée et de sortie, statut et quotité.
• Réclamer dans le même envoi les prénoms et dates de naissance des enfants, seule maille qui permette de vérifier l’éligibilité au Noël des enfants.
• Sortir le cumul déjà servi à chaque agent depuis le premier janvier, événement par événement, y compris les bonifications votées en cours d’année.
• Identifier les couples de deux agents du même employeur et les agents rattachés à deux structures, pour éviter le doublon sur un même enfant.

2. Le vote du bureau, écrit pour être opposable

• Chiffrer deux hypothèses de montant unitaire, avec le coût total et le reste à distribuer sur l’enveloppe disponible.
• Comparer chaque montant unitaire au plafond de l’exercice avant de le soumettre au vote, et non après la commande.
• Inscrire au procès verbal le montant retenu, l’événement visé, les critères d’éligibilité appliqués et la date de référence choisie.
• Vérifier la cohérence avec le règlement d’attribution remis aux agents, ou l’amender le même jour dans la même séance.
• Prévoir la ligne des secours séparément, hors de l’enveloppe des bons d’achat, avec ses propres règles de justification.

3. La commande, là où se joue la connexité

• Écarter les bons universels et multi enseignes, dont l’intitulé sur la facture suffit à faire tomber le lien avec l’événement.
• Choisir des bons à usage restreint, cohérents avec l’objet de l’événement servi, jouet ou librairie pour le Noël des enfants par exemple.
• Faire figurer sur la facture l’événement concerné, la quantité commandée et la valeur faciale unitaire de chaque bon.
• Contrôler à réception la quantité livrée et enregistrer les bons annulés, périmés, perdus ou restitués, avec leur nombre exact.
• Classer la facture et le bon de commande dans le dossier de l’exercice, pas dans la messagerie personnelle du trésorier.

4. La distribution, une ligne de registre par bon

• Écrire chaque attribution au registre nominatif le jour de la remise, avec la date de l’événement et non celle de la distribution.
• Vérifier l’âge de l’enfant à la date de l’événement, pièce à l’appui, avant de remettre un bon rattaché à l’enfant.
• Vérifier la présence de l’agent à l’effectif à cette même date, disponibilités, départs et fins de contrat compris.
• Mettre à jour le cumul du bénéficiaire pour l’événement et pour l’année civile en cours, avant de servir la ligne suivante.
• Faire émarger ou tracer l’envoi, puis rattacher la pièce justificative de l’événement à la ligne correspondante.

5. La clôture, avant que l’exercice ne se referme

• Éditer le récapitulatif par événement et par bénéficiaire, et le faire viser par le président avant la fin de l’exercice.
• Rapprocher les quantités facturées, distribuées et restituées, et documenter par écrit chaque écart constaté.
• Produire le compte rendu financier de l’emploi de la subvention et le transmettre à la collectivité sans attendre la relance.
• Séparer dans les écritures les ressources propres de l’amicale et les fonds publics reçus, avec les clefs d’affectation retenues.
• Archiver le registre, le barème du millésime et les pièces de l’exercice, avec une durée de conservation écrite et un accès restreint.